20. August 2019, von Prof. Dr. Patricia A. Adam
Tipps für die Integration von agilen Prozessen in ein QM-System nach ISO 9001:2015
Eine Organisation ist agil, wenn sie den Umgang mit ständiger Unsicherheit und daraus entstehenden ungeplanten Situationen als selbstverständlichen Teil ihrer Existenz begreift und systematisch in die Steuerung ihrer Aktivitäten integriert. Der Grad an Agilität einer Organisation wird bestimmt durch die Nutzung agiler Praktiken und Methoden und die Ausrichtung an agilen Werten und Prinzipien.
Anmerkung 1: Agile Praktiken sind Vorgehensweisen, um in ungeplanten Situationen unter Unsicherheit durch eigenständig arbeitende Gruppen kompetenter Individuen Lösungen zur Erreichung der Organisationsziele zu entwickeln und umzusetzen. Agile Praktiken können grundsätzlich informell ausgestaltet oder festgelegt sein. Beispiele für agile Praktiken sind der Einsatz von selbststeuernden Ad-hoc-Arbeitsgruppen und Teams, Stand-up-Meetings, iterativen Entscheidungszyklen und Service Design Labs.
Eigenständig arbeitende Gruppen kompetenter Individuen zeichnen sich dadurch aus, dass sie als Gruppe selbstbestimmt und eigenverantwortlich handeln. Das bedeutet, dass sie zumindest die Bearbeitungsmethoden frei wählen und im Rahmen der Lösungserarbeitung selbstständig Entscheidungen treffen können ohne Führungsfunktionen zu benennen oder weitere Verantwortliche hinzuziehen zu müssen. Diese Gruppen werden auch als selbststeuernde Teams bezeichnet.
Anmerkung 2: Agile Methoden sind Sonderfälle agiler Praktiken, welche für vorgegebene Anwendungsfälle definiert sind und in verschiedenen Organisationen standardisiert angewendet werden können. Beispiele für agile Methoden sind Scrum, Kanban Boards und Extreme Programming.
Anmerkung 3: Agile Werte und Prinzipien basieren auf den vier agilen Werten und zwölf agilen Prinzipien des Agilen Manifests und sind in Abhängigkeit von Organisation, Umfeld und Branche individuell zu gestalten.
Agile Prozesse sind Prozesse, welche zu einem relevanten Anteil agile Praktiken nutzen, um vorgesehene Ergebnisse zu bestimmen und zu erzielen.
Anmerkung 1: Der Anteil der agilen Praktiken ist dann relevant, wenn er den Charakter des Prozesses dahingehend verändert, dass der selbststeuernde Umgang mit Unsicherheit und ständiger Veränderung Vorrang erhält vor der Fixierung beherrschter Bedingungen. Dies muss nicht bedeuten, dass die Aktivitäten mit agilen Praktiken gemessen an Zeit-, Ressourcen- oder Wertschöpfungsanteil tatsächlich überwiegen.
Anmerkung 2: Die Bestimmung vorgesehener Ergebnisse im Prozessablauf bedeutet nicht, dass zum Start des Prozesses keine Anforderungen interessierter Parteien vorliegen. Jedoch sind diese zu Beginn noch nicht so definiert, dass der Prozess daran ausgerichtet werden kann. Dies ist häufig bei Innovations- und Entwicklungsprozessen der Fall. Prozesse mit einem hohen Anteil agiler Praktiken zur Bestimmung vorhergesehener Ergebnisse sind typischerweise iterativ.
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Leitlinien QM-konforme agile Praktiken brauchen Regeln:
Dabei können die Regelungen durchaus allgemein getroffen werden. So könnte z.B. festgelegt werden, wer ein agiles Team aufsetzen darf und aus welchen Abteilungen cross-funktionale Teams besetzt werden müssen. Der Detaillierungsgrad der Regelungen kann gemäß ISO 9001 in Abhängigkeit vom konkreten Fall und den individuellen Rahmenbedingungen festgelegt werden. Sofern sie Rahmenbedingungen setzen sind Regelungen für die Agilität nicht schädlich. Gerade die beliebtesten agilen Methoden wie z.B. Scrum sind extrem regelgebunden.
Auch agile Prozesse müssen gesteuert und überwacht werden
Die klassischen Steuerungsmechanismen von Prozessen gelten auch für agile Prozesse. Eine entsprechende Steuerung über Anforderungen bzw. Vorgaben verschiedener Interessensgruppen, festgelegte Regeln, die Koordination der Aktivitäten, die Durchführung von Reviews zur Sicherstellung der Zielerreichung und die Bereitstellung geeigneter Ressourcen ist für agile Prozesse nutzbar und sinnvoll. Damit ist es grundsätzlich möglich, gemäß ISO 9001:2015, 8.1 den Betrieb, d.h. die Kernprozesse, auch agil zu planen und zu steuern. Wer hier tiefer einsteigen möchte kann die Masterarbeit von T. Japing unter https://doi.org/10.25968/opus-1269 kostenlos herunterladen.
Die Abstimmung von Vorgehensweisen und Rollen im Team ist unverzichtbar
Agile Teams sind keine Künstler. Damit das Team arbeitsfähig wird und bleibt ist ein hohes Maß an Information, Kommunikation und Koordination in agilen Teams notwendig. Die gewählten Vorgehensweisen und der aktuelle Stand sollte allen Teammitgliedern transparent sein. Dabei ist der gewährte Freiraum für die eigenständige Auswahl der anzuwendenden agilen Praktiken den im Team vorhandenen Kompetenzen anzupassen.
Selbststeuernde Teams sind für die ISO 9001:2015 kein Problem
ISO 9001 gibt für die Gestaltung der Verantwortlichkeiten keine Vorgaben. So kann jeder Aspekt der Steuerung und Überwachung grundsätzlich von jeder Funktion oder Hierarchiestufe ausgeführt werden – entscheidend ist die Passung der individuellen Lösung, z.B. hinsichtlich der betroffenen Aktivitäten, des Prozessziels, der Branche, der Unternehmensstruktur und des Risikoprofils.
Wo Dokumentation notwendig ist kann sie kreativ gestaltet werden
Regulatoren, Kunden und die ISO 9001 fordern die Dokumentation bestimmter Informationen. Jedoch besteht für die Ausgestaltung der Dokumentation z.,B. hinsichtlich Detaillierungsgrad und verwendetem Medium ein großer Spielraum. Guidelines dürfen durchaus zu Beginn grob festgelegt und im Verlauf der iterativen Zyklen verfeinert werden. Wesentliche Ergebnisse können durch Kanban-Boards, online durch Trello oder Handy-Photos von dem Abstimmungstext und allen Beteiligten mit „Daumen hoch“- Zeichen festgehalten werden. Von der detaillierten Modellierung agiler Prozesse oder Teilprozesse ist abzuraten. Eine allgemeine Modellierung auf oberster Ebene enthebt üblicherweise von der Notwendigkeit, eine solche vorzunehmen. Jedoch könnte es auch für den organisatorischen Überblick sinnvoll sein, die Verwendung agiler Praktiken durch Flaggen o.ä. Hinweise zu verdeutlichen.
